Skaner to jedno z kluczowych urządzeń biurowych. Często występuje jako element urządzenia wielofunkcyjnego, które poza skanowaniem oferuje m.in. drukowanie, kserowanie czy faksowanie. Jeśli zastanawiasz się, jak wybrać skaner do biura – koniecznie przeczytaj ten artykuł. Nasi eksperci przygotowali poradnik, w którym podpowiadają, jakie parametry są istotne. Prezentujemy również kilka przykładów rekomendowanych urządzeń wraz z ich specyfikacją!

Spis treści

Jak wybrać skaner do biura?

Co to jest skaner?

Czy skaner w biurze to must have?

Skaner czy urządzenie wielofunkcyjne?

Jak wybrać skaner do biura – wskazówki

Rodzaj skanera

Układ optyczny

Rozdzielczość ekranu

Obsługiwane nośniki

Obsługiwane formaty

Prędkość skanowania

Kolory

Edycja i retusz

Skanery do biura – polecane modele

Jak wybrać skaner do biura – podsumowanie

Co to jest skaner?

Skaner jest urządzeniem, które odczytuje różnego rodzaju dokumenty i obrazy, a następnie przetwarza je do postaci cyfrowej. Odczytywanie następuje poprzez przesuwanie się głowicy i kolejne odczytywanie poszczególnych linii skanowanego tekstu lub obrazu. Tym samym należy zapamiętać, że skaner to czytnik krokowy – co oznacza, że nie odczytuje on w tym samym czasie całego obrazu (jak np. aparat fotograficzny czy kamera), ale rejestruje kolejne jego linie krok po kroku. Następnym etapem jest zapisywanie zeskanowanego pliku na wskazanym nośniku w wybranym formacie – np. JPG czy PDF. Skanowanie może służyć np. archiwizacji danych, przetwarzaniu ich czy powielaniu w wersji cyfrowej. Pozwala na sprawne zarządzanie dokumentacją w firmie i sprzyja skutecznemu utrwalaniu ich, ograniczając ryzyko, że papierowe wersje ulegną zniszczeniu.

Czy skaner w biurze to must have?

Skaner lub urządzenie wielofunkcyjne z funkcją skanowania to jeden z podstawowych elementów wyposażenia każdego biura. Dlaczego? Ponieważ umożliwia przetwarzanie dokumentacji papierowej do wersji cyfrowej. Gdy dociera ona np. do sekretariatu, w kilka chwil można przekazać ją do osób, do których jest kierowana – nawet gdy pracują zdalnie! Atutem elektronicznej formy dokumentów jest też to, że można nie tylko łatwo je udostępniać, ale i przechowywać i archiwizować.

Pliki z zeskanowanymi dokumentami czy obrazami są trwalsze niż papier. Grunt to dobrze zabezpieczyć dane wrażliwe i uważać, by nie miały do nich dostępu osoby niepowołane. Dokumenty można przechowywać np. na nośnikach takich jak dyski twarde czy pendrive, ale też w folderach na komputerze, w chmurze albo na dysku sieciowym. Odpowiednio opisane dokumenty są też znacznie łatwiejsze do zarządzania nimi i porządkowania niż papierowe.

Skaner czy urządzenie wielofunkcyjne?

Dylemat, czy zdecydować się na osobne sprzęty do drukowania i skanowania, czy też wybrać wielofunkcyjne urządzenie, jest dość częsty w przypadku firm. O ile do domu niemal zawsze odpowiedź brzmi: warto wybrać sprzęt wielofunkcyjny z uwagi na oszczędność miejsca i środków, o tyle w kwestii biur jest to problematyczne.

Atutem zakupu rozłącznych urządzeń z pewnością jest to, że najczęściej mają one znacznie lepsze parametry. Producenci nie muszą wtedy ograniczać się w zastosowaniu funkcji i technologii, ponieważ kompaktowość nie jest priorytetem. Jeśli w biurze znajduje się już dobrej jakości drukarka, najlepiej z funkcją ksero, to warto zainwestować w dobry skaner. Wprawdzie dwa urządzenia zajmą więcej przestrzeni niż jedno kompaktowe, ale rozwiązanie to może okazać się praktyczniejsze.

Poza tym skaner o dobrych parametrach może zapewnić wysoką wydajność, świetną jakość skanowanych materiałów i komfortowe użytkowanie. Model łączący funkcję drukarki, skanera i kopiarki będzie wymagał regularnego pilnowania tuszów, by nie doszło do wyschnięcia dysz – nawet gdy nie korzysta się z funkcji drukowania.

Jak wybrać skaner do biura – wskazówki

Poszukiwanie skanera do biura może być nie lada wyzwaniem. W grę wchodzą w końcu propozycje od wielu różnych producentów, które różnią się ceną, gabarytami, funkcjami i efektywnością. Wybór dobrego modelu, który spełni oczekiwania pracowników, warto podyktować przede wszystkimi omówionymi poniżej parametrami. Sprawdź, na co zwrócić uwagę i jak wybrać skaner do biura!

Rodzaj skanera

• Skaner płaski

Najpopularniejszy typ urządzenia. Charakteryzuje się płaską, szklaną powierzchnią, na której umieszcza się dokument, a następnie przykrywa (niekiedy dociska) pokrywą. Przemieszczające się pod szkłem lustra i soczewki dygitalizują obraz. Odbite światło przedostaje się do specjalnego filtra, a elementy fotoczułe przetwarzane są w sygnał analogowo-cyfrowy. W konsekwencji otrzymujemy efekt końcowy w postaci skanu danego obrazu lub tekstu. Skaner płaski wymaga ręcznego przekładania dokumentów, co jest czasochłonne. Poza tym niedociśnięty do tafli dokument może nie zeskanować się prawidłowo.

• Skaner szczelinowy

Ten rodzaj skanerów ma inną specyfikę – w tym modelu dokument wsuwamy poprzez specjalny otwór. W środku skanera kartka przemieszcza się na rolkach, które przesuwają dokument nad promieniem światła. Skanowanie może odbywać się dwustronnie, tzw. duplex, co oczywiście przekłada się na tempo działania i jest sporą oszczędnością czasu. Niemożliwe jest jednak skanowanie np. książek, katalogów. Jest to dobry wybór jako skaner do biura, ponieważ charakteryzuje się wysoką wydajnością.

• Skaner ręczny

W ofercie dostępne są jeszcze mobilne skanery ręczne. Kompaktowe i przydatne np. na studiach. W biurze raczej nie zdadzą egzaminu, chyba że jako sprzęt dodatkowy. Taki skaner od spodu mają wbudowany wałek, który zbiera i przesyła informacje o obrazie dokumentu do wewnętrznych układów elektronicznych. Atutem jest możliwość skanowania nie tylko całych dokumentów, ale też wybranych fragmentów tekstu.

Układ optyczny

Jednym z najpopularniejszych modeli profesjonalnych skanerów są te wyposażone w technologię CCD z lampą fluorescencyjną. Wyróżnia je precyzja i dokładność skanowania, dzięki czemu są wykorzystywane w celach archiwizacyjnych. Inną opcją są urządzenia z optyką w formacie CIS z diodami LED. Są lżejsze, szybciej się uruchamiają i zużywają mniej energii od poprzedników. Niestety oferują słabszą jakość, więc zalecane są np. do użytku domowego czy jako sprzęt sporadycznie wykorzystywany. Jeszcze jednym typem wśród propozycji producentów są skanery z układem LiDE. Opierają się one na oświetleniu ledowym jak CIS, ale zapewniają lepsze efekty skanowania. Taki układ optyczny można spotkać w skanerach ze średniej półki cenowej.

Rozdzielczość ekranu

Im wyższa rozdzielczość, tym lepsza jakość skanowanych dokumentów. Najlepsze urządzenia przeznaczone do zastosowania profesjonalnego (np. skanowania obrazów, zdjęć) mają aż 7200 DPI. Możemy też spotkać dobre skanery, które mają rozdzielczość 2400 DPI i 3600 DPI. Do dokumentów, które nie będą później drukowane, można wybrać urządzenia o rozdzielczości 1200 DPI. Najniższe dostępne rozdzielczości to 200 DPI i 300 DPI – wykorzystuje się je przy skanowaniu negatywów.

Obsługiwane nośniki

Skanowanie dokumentów to pierwszy etap. Kolejnym jest prawidłowe ich zapisanie we właściwym formacie na wybranym nośniku. Najczęściej ze skanerem jest sparowany komputer lub laptop i to na nim automatycznie zapisują się zeskanowane dokumenty. Czasem jednak urządzenia umożliwiają przesyłanie dokumentów na urządzenia mobilne (np. telefon, tablet) albo bezpośrednie zapisywanie ich na pamięci USB (pendrive, dysk twardy zewnętrzny).

Obsługiwane formaty

Wybierając skaner do biura, obowiązkowo należy sprawdzić, w jakim formacie możesz zapisać efekty. Zasada jest prosta – im więcej opcji, tym lepiej. Przykładowo, do skanowania większej rozpiętości barw niż oferuje JPG, warto poszukać skanera, który pozwoli na 16-bitową rozdzielczość (rozszerzenie TIFF). Standardowo powinno znajdować się rozszerzenie PDF, które głównie wykorzystuje się do zapisywania dokumentów tekstowych.

Prędkość skanowania

Urządzenia różnią się znacząco w tej kwestii. Niektóre działają wolno i będą odpowiednie do sporadycznego wykorzystywanie, np. w użytku domowym – mowa o skanerach, które skanują średnio 2-5 stron na minutę. Inne są niesamowicie wydajne i oferują prędkość skanowania na poziomie nawet 35 stron na minutę. Tego typu sprzęty będą doskonałe do biura!

Kolory

Pierwszą kwestią jest skala szarości, która mówi o ilości wyświetlanych odcieni szarości. Wersja 8-bitowa to 256 odmian, a wersja 16-bitowa aż 65 tysięcy kolorów. Drugą kwestią jest głębia koloru wyjścia, czyli opcja, która pozwala na rozróżnienie określonej ilości barw w zależności. Większość skanerów ma 24 bity na piksel i jest to w pełni wystarczające, aby osiągnąć dobre efekty.

Edycja i retusz

Ważną zaletą skanerów jest możliwość redukcji niedoskonałości w skanie. Warto zdecydować się na urządzenia z opcją edytowania – np. z oprogramowaniem OCR, czyli modułem optycznego rozpoznawania znaków. Kiedy zależy Ci na sprzęcie do regularnej digitalizacji dużej ilości obrazów, a nie tylko dokumentów tekstowych, warto zdecydować się na skaner do biura z opcją cyfrowej obróbki i odczytywaniem pisma odręcznego.

Przeczytaj też: Jaka drukarka laserowa? Sprawdź nasze Top 10!

Skanery do biura – polecane modele

• Skaner Brother ADS-2200 dwustronny

Pierwszą z propozycji jest skaner kolorowy CIS, z rozdzielczością optyczną [dpi]: 600 x 600. Urządzenie oferuje maksymalny format skanowania: 215.9 x 863 mm i pozwala również na skanowanie w pionie.

Zostało zaprojektowane w przemyślany sposób, łącząc kompaktowość i wydajność działania. W modelu tym zastosowano interfejs sieci bezprzewodowej, za sprawą którego można ustawić sprzęt w dogodnym miejscu, a skanowanie może odbywać się bezprzewodowo do laptopa czy telefonu, a nawet do maila!

Format skanowanych dokumentów do maksymalnie a4, a formaty plików .jpg oraz .pdf. Prędkość skanowania zarówno mono, jak i w kolorze, wynosi 35 stron na minutę. Atutem jest automatyczny podajnik dokumentów (ADF) o pojemności do 50 arkuszy.

• EPSON WorkForce DS-1630

Uniwersalny skaner płaski, wyposażony w automatyczny podajnik dokumentów na 50 arkuszy. Sprzet pozwala na skanowanie różnego rodzaju nośników – nie tylko dokumentów tekstowych na pojedynczych kartkach, ale też dokumentów zszytych, książek, obrazów, zdjęć. Atutem urządzenia są kompaktowe rozmiary, ale to nie wszystko. Na uwagę zasługuje technologia przetwarzania obrazu firmy Epson, która w inteligentny sposób dopasowuje kolory i obraz (m.in. przycinanie dokumentów, usuwanie pustych stron), a także nie można przejść obojętnie obok trybu długich dokumentów, dzięki któremu można jednostronnie skanować ponad trzymetrowych materiały.

Sprzęt działa nieco wolniej od poprzednika, ale wciąż jest topowym urządzeniem pod względem wydajności. Prędkość skanowania wynosi 25 stron na minutę. Model wyposażono w funkcję dwustronnego skanowania, co znacząco zwiększa komfort użytkowania. Do skanera dołączone jest oprogramowanie Epson z opcją Dual Image Output, która umożliwia przesyłanie zeskanowanego dokumentu do dwóch miejsc docelowych.

• Skaner Epson Perfection V19 czarny

Ten prosty w obsłudze i zasilany poprzez kabel USB skaner zajmuje niewiele miejsca i może być użytkowany zarówno w pozycji poziomej, jak i pionowej. Dzięki rozdzielczości 4800 dpi model V19 jest w stanie szybko skanować dokumenty w wysokiej jakości. Dzięki technologii ReadyScan LED firmy Epson, skanowanie można rozpocząć właściwie natychmiast po uruchomieniu. Oprogramowanie Epson Easy Photo Fix z kolei gwarantuje wysoką jakość skanowanych materiałów – w tym zdjęć czy grafik. Program ma takie funkcje, jak usuwanie kuchu, przywracanie wyblakłych kolorów czy korekcję podświetlenia. Na uwagę zasługuje też funkcja umożliwiająca zwiększenie ostrości liter i redukcję prześwitywania dokumentów dwustronnych. Prędkość skanowania w kolorze wynosi 6 stron na minutę. Dostępne formaty to .jpg, .pdf czy .tiff.

• Skaner EPSON Perfection V850 Pro

Profesjonalny skaner do biura – szczególnie tam, gdzie dużo pracuje się z grafiką (np. studia graficzne, agencje reklamowe, studia fotograficzne). Oferuje rozdzielczość optyczną [dpi]: 6400 x 9600, czyli najwyższą jakość obrazu. Co więcej, zapewnia ją przy bardzo dobrej szybkości skanowania – 10 stron na minutę mono i 5 stron na minutę w kolorze.  Podobnie jak w poprzednim modelu, mamy tutaj Technologię ReadyScan LED firmy Epson, która sprawia, że urządzenie jest natychmiast po uruchomieniu gotowe do działania. Technologia Digital ICE automatycznie usuwa niedoskonałości ze skanowanych dokumentów, dzięki czemu oszczędzamy czas na obróbce i poprawkach. Atutem jest precyzyjne odwzorowanie najjaśniejszych i najciemniejszych obszarów skanowanych obrazów i zdjęć oraz zachowanie świetnej szczegółowości. Skanuje do formatów: .jpg, .pdf czy .tiff.

• Epson Skaner Workforce DS-6500

Skaner biznesowy, który doskonale sprawdzi się w biurze. Z jego pomocą można znacząco usprawnić procesy przepływu dokumentów. Jest niezawodnym i bardzo uniwersalnym rozwiązaniem do skanowania i konwertowania dokumentów, by je cyfrowo archiwizować i dystrybuować. Urządzenie wyposażone zostało w automatyczny podajnik na 100 arkuszy oraz funkcję jednoprzebiegowego skanowania dwustronnego. Pracuje z prędkością do 25 stron na minutę. Opcjonalny panel interfejsu sieciowego jest sporym udogodnieniem, ponieważ pozwala na pracę skanera w sieci i udostępnienie jego funkcji licznym użytkownikom. Możliwe jest skanowanie na różne urządzenia, ale też do e-maila czy programu Microsoft SharePoint®.

Jak wybrać skaner do biura – podsumowanie

Znalezienie dobrych sprzętów biurowych, które będą wydajnie działały latami, to nie lada wyzwanie. Szczególnie że oferta producentów jest imponująca. W naszym poradniku zaprezentowaliśmy wskazówki, jak wybrać skaner do biura. Warto wziąć je pod uwagę! Poza tym pamiętaj, że u nas znajdziesz wiele różnych sprzętów – to nie tylko zaprezentowane modele. Czeka na Ciebie mnóstwo innych urządzeń, które warto ze sobą porównać i sprawdzić ich parametry, by znaleźć najlepsze rozwiązanie. Potrzebujesz pomocy przy zakupie? Skontaktuj się z doradcami Vobis.pl!

Przeczytaj też: Ranking laptopów do 4000 zł